Pengembangan Organisasi, penataan organisasi

PENATAAN ULANG ORGANISASI DALAM RANGKA PENGEMBANGAN ORGANISASI

Oleh: Wahyu Purhantara

Penataan ulang organisasi sebagai langkah dari percepatan pengembangan dan/ atau perubahan organisasi dengan menggunakan treatment yang dilakukan dengan memanfaatkan ciri-ciri pertumbuhan organisasi. Perlu diingat bahwa organisasi sering terjebak untuk melakukan desain dengan hanya mengulangi atau menjiplak gagasan, struktur, dan operasi yang pernah dikembangkan pada waktu yang lalu. Pada hal tantangan dan konteks persaingan yang dihadapi jelas telah berubah. Seharusnya, jikalau organisasi akan memenuhi tantangan dan dalam konteks menuju organisasi yang siap berubah, maka gagasan, ide, dan desain perubahan tidak sekedar alat untuk mencapai tujuan. Semua perangkat lunak ini harus didesain sesuai dengan konteks kekinian, selaras dengan dinamika persaingan organisasi, dan disesuaikan dengan tingkat daur hidup organisasi (yang sesuai dengan visi dan misi organisasi).

Sejumlah pakar manajemen dan organisasi telah memperingatkan dan memberikan tanda awas untuk segera membuat langkah penataan ulang organisasi. Suatu organisasi yang unggul ditandai oleh orang-orang yang mempunyai komitmen yang tinggi, dan mengerti untuk menyesuaikan diri dengan perubahan lingkungan (Kotler, 1994). Pendapat ini memperkuat hasil penelitian Kotler dan Hesket, bahwa organisasi yang unggul adalah organisasi yang mampu menciptakan dan menjaga situasi dari setiap komponen organisasi dengan lingkungan bersaingnya (Kotler dan Hesket, 1992).

Dalam telaah-telaah  organisasi berdasarkan perbandingan antara usia organisasi dengan ukuran dan kompleksitasnya, sejumlah pakar organisasi mencatat adanya kesamaan pola-pola tertentu dalam organisasi. Melalui kajian tersebut dirumuskanlah teori fase atau tahapan pertumbuhan organisasi, yaitu: pertama, setiap organisasi bertumbuh melalui satu tahapan (fase pertumbuhan); kedua, setiap fase pertumbuhan akan menciptakan krisis tersendiri, karena setiap fase akan diakhiri oleh suatu krisis; ketiga, jika krisis dapat diatasi dengan tepat, maka berakhirnya krisis merupakan awal dimulainya suatu fase atau tahapan baru dalam organisasi. Itulah suatu model pentahapan daur hidup organisasi, dimana organisasi akan dihadapkan oleh berbagai tantangan, dan apabila tantangan ini mampu direspon oleh organisasi, maka organisasi ini akan memasuki tahapan hidup baru. Model seperti ini, meminjam istilahnya Toynbee, disebut dengan “challange and respon” (Perry, 1982), yaitu sebuah filosofi perjalanan hidup yang dipenuhi dengan tantangan dan jawaban. Dinamika kehidupan organisasi akan selalu hidup, bermakna, dan memiliki nilai jikalau organisasi mampu menjawab tantangan. Organisasi akan memasuki tahapan hidup ke tingkat yang lebih baik jika dia mampu menjawab tantangan yang diberikan oleh lingkungannya. Dan sebaliknya, jika dia tidak mampu menjawab tantangan, maka ia akan memasukinya ke tahapan kemunduran (decline) organisasi, dan jika dibiarkan akan menuju ke sakarotul maut. 

Meski demikian, tidak semua organisasi tumbuh dan berkembang melalui track atau tahapan dan krisis-krisis tersebut secara berurutan, karena bisa saja fase dilompati atau tidak diakhiri dengan krisis. Pada akhir tahapan dari teori Greiner, tidak ada penjelasan tentang kelanjutan dari teorinya tentang krisis ini. Apa yang bakal terjadi sesudah tahapan kolaborasi. Sejumlah ahli manajemen sependapat bahwa pasca sesudah fase kolaborasi, organisasi akan tumbuh dari awal kembali secara organistik, bukan secara mekanistik.

 Model pertumbuhan organisasi menunjukkan paradoks bahwa tahapan pertumbuhan organisasi menimbulkan masalah tersendiri.  Setiap tahap pertumbuhan memunculkan krisis yang baru dan setiap krisis mengharuskan manajemen melakukan penyesuaian alat koordinasi, sistem kontrol dan desain organisasi. Selain teori pertumbuhan organisasi, teori tentang daur hidup organisasi, juga dapat memberikan gambaran tentang pertumbuhan organisasi, yang sebenarnya merupakan hasil adaptasi dari teori daur hidup poduk. Melalui fase-fase di atas, organisasi dalam jenis apapun bertumbuh pada setiap fase dikembangkan strategi, struktur, sistem, proses, dan perilaku (kultur) yang berbeda sebagai respon terhadap ukuran (size) dan kompleksitas organisasi serta tantangan lingkungannya. Namun perlu dicatat bahwa struktur, sistem, proses, dan perilaku (kultur) yang berhasil pada suatu fase, belum tentu akan berhasil pada suatu fase yang lainnya.

Setiap organisasi akan mengalami pertumbuhan perubahan baik cepat ataupun lambat. Di dalam proses pertumbuhan tersebut dilalui berdasarkan tahap-tahap tertentu atau mengalami fase-fase daur hidup organisasi. Meski demikian, tidak semua organisasi mampu menjalani daur hidupnya seperti kurva S tersebut di atas. Seperti halnya manusia, banyak organisasi yang mengalami krisis tidak sampai pada usia tua. Tidak sedikit organisasi yang mati pada masa pertumbuhan, namun tidak jarang pula organisasi yang masih berkembang pada usia yang sudah mencapai ratusan tahun.

  

Perbedaan Proses Mekanistik dan Proses Organistik

Proses Mekanistik	Indikator organisasi	Proses Kolaborasi
Sentralistik	Kesenangan	Desentralistik
Banyak	Peraturan dan prosedur	Sedikit
Sempit	Rentang kendali	Lebar
Terspesialisasi	Tugas	Disebar
Sedikit	Tim dan Gugus Tugas	Banyak
Formal dan impersonal	Koordinasi	Informal dan Profesional